Terms & Conditions for Individual Campers
These Terms & Conditions apply to individual campers and their parents or legal guardians booking a Summer Camp Finland program directly through the Summer Camp Finland website. They are aligned with international best practices for youth camps and educational travel programs and are based on the booking framework used by Uudenmaan Seuramatkat Ltd.
1. Introduction and Definitions
1.1. Summer Camp Finland programs are organised and operated by Uudenmaan Seuramatkat Oy (Business ID: FI01258150), a registered Finnish tour operator (hereinafter referred to as “the Organiser”, “we”, “us”, or “our”).
1.2. “Participant” refers to the child or youth attending the camp.
1.3. “Guardian” refers to the parent or legal guardian responsible for the Participant.
1.4. “Service Package” refers to the confirmed Summer Camp Finland program including accommodation, meals, activities, supervision, and other services explicitly stated as included.
1.5. By completing payment, the Guardian accepts these Terms & Conditions on behalf of the Participant.
2. Booking and Payment
2.1. All individual camp bookings are made through the official Summer Camp Finland online Book & Pay system unless otherwise agreed.
2.2. Full payment is required at the time of booking to confirm and secure the Participant’s camp place. No provisional or unpaid reservations are accepted.
2.3. Once payment is successfully completed, the booking becomes binding and a confirmation email will be sent to the Guardian.
2.4. Prices are quoted in euros (EUR) and include only the services explicitly stated as included. Flights and personal expenses are excluded unless otherwise stated in the Service Package.
3. Registration Form and Participant Information
3.1. After payment, the Guardian must complete the registration form by the stated deadline.
3.2. The registration form must include accurate information regarding the Participant’s health, dietary needs, allergies, medications and emergency contact details.
3.3. Failure to provide required information by the stated deadline may limit participation in certain activities or, in serious cases where participant safety or camp operations may be affected, may result in cancellation of participation and applicable cancellation charges.
3.4. In case the online payment option is not valid or open, the invoicing address should be stated in the registration form, and the invoice will be sent to the guardian.
4. Cancellation and Refund Policy
4.1. All cancellations must be submitted in writing by email. The effective cancellation date is the date the Organiser receives written notice.
4.2. Cancellation fees per Participant will be charged as follows:
- More than 30 days before camp start: €100 administrative fee
- 30–15 days before camp start: 50% of the Service Package price
- 14–8 days before camp start: 80% of the Service Package price
- 7 days or fewer before camp start or no-show: 100% of the Service Package price
4.3. No refunds are issued for late arrivals, early departures nor unused services once the camp has started.
4.4. Organizer’s Right to Modify or Cancel the Camp
Summer Camp Finland programs are organized subject to a sufficient number of confirmed and paid participants. The organizer aims to confirm the operation of each summer camp period no later than 31 May, whenever reasonably possible. However, bookings received after this date may still allow additional camp periods to operate.
If the minimum number of participants required for safe and meaningful operation is not reached, Summer Camp Finland reserves the right to cancel the camp period no later than 30 days before the official camp starting date.
Summer Camp Finland reserves the right to make reasonable changes to the camp program, accommodation, activities, schedules, staff or locations when necessary due to operational, safety, weather-related or other circumstances beyond the organizer’s reasonable control.
In rare situations, Summer Camp Finland may also need to cancel a camp program before its official starting date. Such situations may include, but are not limited to:
- insufficient number of confirmed participants,
- safety or security concerns,
- force majeure events,
- severe weather conditions,
- government restrictions or recommendations,
- strikes, transportation disruptions, epidemics or pandemics,
- facility-related issues,
- or other circumstances preventing the safe and proper operation of the camp.
Should Summer Camp Finland cancel the camp before its commencement, participants will receive a refund of all payments paid directly to the organizer for the cancelled camp program within 14 working days.
Alternatively, Summer Camp Finland may offer:
- participation in another available camp period,
- a similar replacement program,
- or a credit transferable to a future camp, subject to availability.
4.5. Limitations of Liability
Summer Camp Finland is not responsible for indirect or external costs incurred by the participant or guardian, including but not limited to:
- flights,
- visas,
- travel insurance,
- medical expenses,
- transportation arranged independently,
- accommodation booked separately,
- or other third-party expenses.
If the camp must be interrupted, shortened, modified or partially cancelled due to force majeure or circumstances beyond the organizer’s reasonable control after the camp has started, Summer Camp Finland shall make reasonable efforts to provide alternative arrangements where possible. Refunds in such cases shall be evaluated case-by-case in accordance with the unused portion of services and applicable Finnish legislation.
Summer Camp Finland strongly recommends that all participants obtain comprehensive travel and cancellation insurance covering illness, accidents, travel disruptions and unexpected cancellations.
5. Changes to Camp Dates or Program
5.1. Requests to change camp dates must be submitted in writing and are subject to availability.
5.2. Date changes will involve an administrative fee of €50 + price differences.
5.3. The Organiser reserves the right to make minor changes to the program schedule, activities or instructors due to weather, safety or operational reasons.
6. Health, Safety & Conduct
6.1. The safety and wellbeing of participants is our highest priority. Participants must follow camp rules, safety instructions and staff guidance at all times.
6.2. Serious misconduct, repeated rule violations or behaviour that endangers others may result in dismissal from the camp without refund.
6.3. Guardians are responsible for ensuring the participant is physically, emotionally, and socially fit to participate in an international camp environment and to function safely within a group setting.
6.4. If a Participant is unable to follow the group program, instructions or safety rules due to behavioural, emotional or other reasons and requires continuous one-to-one supervision beyond the normal scope of the camp program, Summer Camp Finland reserves the right to arrange additional supervision (such as a dedicated support person) to ensure the safety and wellbeing of the participant and the group.
6.5. Summer Camp Finland aims to ensure appropriate supervision and participant safety at all times. Staff resources cannot be reassigned in a way that would compromise the safety, supervision or overall camp experience of other participants.
6.6. If suitable additional supervision cannot reasonably be arranged or if the situation significantly disrupts the camp program or endangers others, the Organiser reserves the right to terminate the Participant’s participation without refund.
6.7 In the event of illness, injury or medical emergency, the Organiser and its staff are authorised to arrange appropriate medical treatment for the Participant if the Guardian cannot be reached immediately. Any medical or related costs not covered by insurance shall remain the responsibility of the Guardian.
7. Travel Documents and Insurance
7.1. Guardians are responsible for ensuring the Participant holds a valid passport, visa (if required), and all necessary travel documents.
7.2. Travel insurance covering medical expenses, accidents, cancellations and early return is required, and for some nationalities mandatory due to visa conditions.
8. Force Majeure
8.1. The Organiser shall not be liable for failure or delay in performing obligations due to force majeure events, including but not limited to natural disasters, epidemics, pandemics, strikes, war or government restrictions.
8.2. In such cases, the Organiser will endeavour to offer alternative arrangements or refunds in accordance with applicable Finnish and EU legislation.
9. Complaints
9.1. Any issues during the camp must be reported immediately to camp staff to allow prompt resolution.
9.2. Written complaints must be submitted within one (1) month after the end of the camp. Complaints submitted later may be deemed waived to the fullest extent permitted by law.
10. Data Protection
10.1. All personal data is processed in accordance with the EU General Data Protection Regulation (GDPR).
10.2. Participant data is used solely for organising and delivering the camp program.
10.3. The Organiser maintains all registrations, insurances and legal obligations required under Finnish legislation applicable to its operations.
11. Governing Law and Jurisdiction
11.1. These Terms & Conditions are governed by Finnish law.
11.2. Any disputes arising from these Terms & Conditions shall primarily be resolved through negotiation. If no agreement can be reached, disputes shall be handled in accordance with Finnish law in the competent courts of Finland.
11.3. Photos and video material may be taken during camp activities for safety, documentation and marketing purposes. Guardians may separately indicate media consent preferences during registration.
12. Final Provisions
12.1. The Organiser reserves the right to update these Terms & Conditions when necessary. The version valid at the time of booking shall apply.
For questions regarding the Terms & Conditions, please contact: info@summercampfinland.fi
Varaus- & peruutusehdot (Suomeksi)
Yksittäisten leiriläisten varaus- ja osallistumisehdot
Nämä varaus- ja osallistumisehdot koskevat yksittäisiä leiriläisiä sekä heidän vanhempiaan tai huoltajiaan, jotka varaavat Summer Camp Finland -ohjelman suoraan Summer Camp Finlandin verkkosivujen kautta. Ehdot perustuvat kansainvälisiin nuoriso- ja koulutusleirien hyviin käytäntöihin sekä Uudenmaan Seuramatkat Oy:n käyttämään varausjärjestelmään.
1. Johdanto ja määritelmät
1.1. Summer Camp Finland -ohjelmat järjestää ja toteuttaa Uudenmaan Seuramatkat Oy (Y-tunnus: FI01258150), rekisteröity suomalainen matkanjärjestäjä (jäljempänä ”Järjestäjä”, ”me” tai ”meidän”).
1.2. ”Osallistuja” tarkoittaa leirille osallistuvaa lasta tai nuorta.
1.3. ”Huoltaja” tarkoittaa osallistujasta vastuussa olevaa vanhempaa tai laillista huoltajaa.
1.4. ”Palvelupaketti” tarkoittaa vahvistettua Summer Camp Finland -ohjelmaa sisältäen majoituksen, ruokailut, aktiviteetit, valvonnan ja muut erikseen ilmoitetut palvelut.
1.5. Maksun suorittamalla huoltaja hyväksyy nämä varaus- ja osallistumisehdot osallistujan puolesta.
2. Varaus ja maksaminen
2.1. Kaikki yksittäisten leiriläisten varaukset tehdään Summer Camp Finlandin virallisen verkkovarausjärjestelmän kautta, ellei toisin sovita.
2.2. Leiripaikan vahvistamiseksi ja varaamiseksi koko maksu tulee suorittaa varauksen yhteydessä. Varausta ei vahvisteta ilman maksua eikä alustavia varauksia hyväksytä.
2.3. Kun maksu on onnistuneesti suoritettu, varaus muuttuu sitovaksi ja huoltajalle lähetetään varausvahvistus sähköpostitse.
2.4. Hinnat ilmoitetaan euroina (EUR) ja ne sisältävät vain ne palvelut, jotka on erikseen ilmoitettu sisältyviksi. Lennot ja henkilökohtaiset kulut eivät sisälly hintaan, ellei palvelupaketissa toisin mainita.
3. Ilmoittautumislomake ja osallistujatiedot
3.1. Maksun jälkeen huoltajan tulee täyttää ilmoittautumislomake ilmoitettuun määräaikaan mennessä.
3.2. Lomakkeeseen tulee merkitä oikeat tiedot osallistujan terveydestä, ruokavalioista, allergioista, lääkityksistä sekä hätäyhteystiedoista.
3.3. Mikäli vaadittuja tietoja ei toimiteta määräaikaan mennessä, osallistuminen joihinkin aktiviteetteihin voidaan evätä tai vakavissa tapauksissa, joissa osallistujan turvallisuus tai leirin toiminta voi vaarantua, osallistuminen voidaan peruuttaa ja siihen sovelletaan peruutusehtoja.
3.4. Mikäli verkkovarausjärjestelmän maksuvaihtoehto ei ole käytettävissä tai avoinna, laskutusosoite tulee ilmoittaa ilmoittautumislomakkeessa ja lasku lähetetään huoltajalle.
4. Peruutus- ja maksujen palautusehdot
4.1. Kaikki peruutukset tulee tehdä kirjallisesti sähköpostitse. Peruutuspäiväksi katsotaan päivä, jolloin järjestäjä vastaanottaa kirjallisen ilmoituksen.
4.2. Peruutuskulut osallistujaa kohden ovat seuraavat:
• Yli 30 päivää ennen leirin alkua: 100 € toimistokulu
• 30–15 päivää ennen leirin alkua: 50 % palvelupaketin hinnasta
• 14–8 päivää ennen leirin alkua: 80 % palvelupaketin hinnasta
• 7 päivää tai vähemmän ennen leirin alkua tai osallistumatta jättäminen: 100 % palvelupaketin hinnasta
4.3. Leirin alettua ei palautuksia myönnetä myöhäisestä saapumisesta, ennenaikaisesta poistumisesta tai käyttämättä jääneistä palveluista.
4.4. Järjestäjän oikeus muuttaa tai peruuttaa leiri
Leiriohjelmien toteutuminen edellyttää riittävää määrää vahvistettuja ja maksettuja osallistujia. Järjestäjä pyrkii vahvistamaan kunkin leirijakson toteutumisen mahdollisuuksien mukaan viimeistään kuukautta ennen leirin alkupäivää.
Mikäli turvallisen ja laadukkaan toteutuksen edellyttämää minimiosallistujamäärää ei saavuteta, Summer Camp Finland pidättää oikeuden peruuttaa leirijakso viimeistään 30 päivää ennen virallista alkamispäivää.
Summer Camp Finland pidättää oikeuden tehdä kohtuullisia muutoksia leiriohjelmaan, majoitukseen, aktiviteetteihin, aikatauluihin, henkilökuntaan tai sijainteihin toiminnallisista, turvallisuuteen liittyvistä, sääolosuhteista johtuvista tai muista järjestäjän vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella olevista syistä.
Harvinaisissa tilanteissa Summer Camp Finland voi joutua peruuttamaan leiriohjelman ennen sen virallista alkamista. Tällaisia tilanteita voivat olla esimerkiksi:
• riittämätön osallistujamäärä
• turvallisuuteen liittyvät syyt
• force majeure -tilanteet
• vaikeat sääolosuhteet
• viranomaisrajoitukset tai suositukset
• lakot, kuljetushäiriöt, epidemiat tai pandemiat
• majoitus- tai tiloihin liittyvät ongelmat
• tai muut syyt, jotka estävät leirin turvallisen ja asianmukaisen toteuttamisen
Mikäli Summer Camp Finland peruuttaa leirin ennen sen alkamista, osallistujille palautetaan kaikki kyseisestä leiriohjelmasta suoraan järjestäjälle maksetut maksut 14 arkipäivän kuluessa.
Vaihtoehtoisesti Summer Camp Finland voi tarjota:
• osallistumista toiselle leirijaksolle
• vastaavaa korvaavaa ohjelmaa
• tai hyvitystä tulevaa leiriä varten saatavuuden mukaan
4.5. Vastuunrajoitukset
Summer Camp Finland ei vastaa osallistujalle tai huoltajalle aiheutuvista välillisistä tai ulkopuolisista kustannuksista, kuten:
• lennoista
• viisumeista
• matkavakuutuksista
• sairaanhoitokuluista
• itsenäisesti järjestetyistä kuljetuksista
• erikseen varatuista majoituksista
• tai muista kolmansien osapuolien kustannuksista
Mikäli leiri joudutaan keskeyttämään, lyhentämään, muuttamaan tai osittain peruuttamaan force majeure -tilanteen tai muun järjestäjän vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella olevan syyn vuoksi leirin alettua, Summer Camp Finland pyrkii kohtuullisin keinoin järjestämään vaihtoehtoisia ratkaisuja mahdollisuuksien mukaan. Mahdolliset palautukset arvioidaan tapauskohtaisesti käyttämättä jääneiden palveluiden ja soveltuvan suomalaisen lainsäädännön mukaisesti.
Summer Camp Finland edellyttää kaikilta osallistujilta kattavaa tapaturma-, matkustus- ja peruutusvakuutusta, joka kattaa sairaudet, tapaturmat, matkustushäiriöt ja odottamattomat peruutukset.
5. Muutokset leiriajankohtiin tai ohjelmaan
5.1. Leiriajankohdan muutospyynnöt tulee tehdä kirjallisesti ja ne riippuvat saatavuudesta.
5.2. Päivämäärän muutoksista veloitetaan 50 € toimistokulu sekä mahdolliset hinnanerot.
5.3. Järjestäjä pidättää oikeuden tehdä pieniä muutoksia ohjelmaan, aikatauluihin tai ohjaajiin sää-, turvallisuus- tai toiminnallisista syistä.
6. Terveys, turvallisuus ja käyttäytyminen
6.1. Osallistujien turvallisuus ja hyvinvointi ovat ensisijaisen tärkeitä. Osallistujien tulee noudattaa leirin sääntöjä, turvallisuusohjeita ja henkilökunnan ohjeistusta kaikissa tilanteissa.
6.2. Vakava häiriökäyttäytyminen, toistuvat sääntörikkomukset tai muiden turvallisuutta vaarantava toiminta voivat johtaa osallistujan poistamiseen leiriltä ilman hyvitystä.
6.3. Huoltaja vastaa siitä, että osallistuja on fyysisesti, henkisesti ja sosiaalisesti kykenevä osallistumaan kansainväliseen leiriympäristöön ja toimimaan turvallisesti ryhmässä.
6.4. Mikäli osallistuja ei käyttäytymiseen, tunne-elämään tai muihin syihin liittyen kykene noudattamaan ryhmäohjelmaa, ohjeita tai turvallisuussääntöjä ja tarvitsee jatkuvaa henkilökohtaista valvontaa normaalin leiritoiminnan ulkopuolella, Summer Camp Finland pidättää oikeuden järjestää lisävalvontaa (esimerkiksi henkilökohtaisen tukihenkilön) osallistujan ja muun ryhmän turvallisuuden ja hyvinvoinnin varmistamiseksi. Lisävalvonnan kustannuksista vastaa leiriläisen huoltaja.
6.5. Summer Camp Finland pyrkii varmistamaan asianmukaisen valvonnan ja turvallisuuden kaikissa tilanteissa. Henkilökuntaresursseja ei voida siirtää tavalla, joka vaarantaisi muiden osallistujien turvallisuuden, valvonnan tai leirikokemuksen.
6.6. Mikäli tarvittavaa lisävalvontaa ei voida kohtuudella järjestää tai tilanne häiritsee merkittävästi leiriohjelmaa tai vaarantaa muita osallistujia, järjestäjällä on oikeus keskeyttää osallistujan leiri ilman hyvitystä.
6.7. Sairauden, tapaturman tai lääketieteellisen hätätilanteen sattuessa järjestäjällä ja sen henkilökunnalla on oikeus järjestää osallistujalle asianmukainen hoito, vaikka huoltajaa ei tavoiteta välittömästi. Kaikki vakuutuksen ulkopuolelle jäävät kulut jäävät huoltajan vastuulle. Huoltajaan ollaan yhteydessä heti kun se on tilanteen kannalta kohtuullisesti järkevää.
7. Matkustusasiakirjat ja vakuutukset (Mikäli leiriläinen tulee Suomen ulkopuolelta)
7.1. Huoltaja vastaa siitä, että osallistujalla on voimassa oleva passi, viisumi (tarvittaessa) sekä muut tarvittavat matkustusasiakirjat.
7.2. Matkavakuutus, joka kattaa sairaanhoitokulut, tapaturmat, peruutukset ja ennenaikaisen kotiinpaluun, on pakollinen ja joidenkin kansalaisuuksien kohdalla myös viisumiehtojen edellyttämä.
8. Force majeure
8.1. Järjestäjä ei vastaa velvoitteiden täyttämättä jättämisestä tai viivästymisestä force majeure -tilanteissa, kuten luonnonkatastrofien, epidemioiden, pandemioiden, lakkojen, sodan tai viranomaisrajoitusten vuoksi.
8.2. Tällaisissa tilanteissa järjestäjä pyrkii tarjoamaan vaihtoehtoisia järjestelyjä tai hyvityksiä soveltuvan suomalaisen ja EU-lainsäädännön mukaisesti.
9. Reklamaatiot
9.1. Kaikista leirin aikana ilmenevistä ongelmista tulee ilmoittaa välittömästi leirin henkilökunnalle, jotta asia voidaan ratkaista ensisijaisesti paikan päällä ja mahdollisimman nopeasti.
9.2. Kirjalliset reklamaatiot tulee toimittaa yhden (1) kuukauden kuluessa leirin päättymisestä. Myöhemmin toimitettujen reklamaatioiden voidaan katsoa rauenneen lain sallimissa rajoissa.
10. Tietosuoja
10.1. Kaikkia henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.
10.2. Osallistujien tietoja käytetään ainoastaan leiriohjelman järjestämiseen ja toteuttamiseen.
10.3. Järjestäjä ylläpitää kaikkia Suomen lainsäädännön edellyttämiä rekisteröintejä, vakuutuksia ja muita velvoitteita toimintaansa liittyen.
11. Sovellettava laki ja oikeuspaikka
11.1. Näihin ehtoihin sovelletaan Suomen lakia.
11.2. Näistä ehdoista mahdollisesti syntyvät erimielisyydet pyritään ensisijaisesti ratkaisemaan neuvotteluteitse. Mikäli sopimukseen ei päästä, riidat ratkaistaan Suomen toimivaltaisissa tuomioistuimissa Suomen lain mukaisesti.
11.3. Leirin aikana voidaan ottaa valokuvia ja videomateriaalia turvallisuus-, dokumentointi- ja markkinointitarkoituksiin. Huoltaja voi ilmoittaa erikseen mediakäyttöä koskevista suostumuksista ilmoittautumisen yhteydessä.
12. Lopuksi
12.1. Järjestäjä pidättää oikeuden päivittää näitä ehtoja tarvittaessa. Varaushetkellä voimassa oleva versio on sitova.
Kysymyksissä liittyen varaus- ja osallistumisehtoihin, ota yhteyttä: info@summercampfinland.fi